Outlook-Vorlagentypen

Outlook-Vorlagen in primedocs werden für Outlook (New) erstellt und verwaltet. E-Mail-, Signatur- und Kampagnen-Vorlagen werden primär in HTML gestaltet: E-Mail- und Signaturvorlagen im primedocs HTML-Vorlageneditor, Kampagnen-Vorlagen im visuellen Editor, in dem das HTML im Hintergrund entsteht. Zusätzlich führen diese drei Vorlagentypen einen Nur-Text-Inhalt für E-Mails im Format «Nur Text». Die Disclaimer-Vorlage bildet die Ausnahme: Sie wird als Word-Dokument (.docx) gestaltet.

Vorlagentyp	Zweck
E-Mail-Vorlage	Vordefinierte E-Mail-Nachrichten mit dynamischen Feldern und Formularen.
Kampagnen-Vorlage	Inhaltsblöcke (Banner, Werbetext) in HTML und Nur-Text, die automatisch in Signaturen eingebunden werden.
Signaturvorlage	Automatische E-Mail-Signatur mit Profildaten und optionalen Kampagnenfeldern.
Disclaimer-Vorlage	Rechtliche Hinweise, die an ausgehende E-Mails angehängt werden.

Werkzeuge

Beim Erstellen der HTML-basierten Outlook-Vorlagen werden diese Werkzeuge verwendet:

• Outlook (New): zum Erstellen des visuellen Inhalts einer E-Mail oder Signatur.
• primedocs Add-In (Templating-Menü): zum Konvertieren des sichtbaren Inhalts in HTML und zurück.
• HTML-Vorlageneditor: zum direkten Bearbeiten des HTML-Inhalts im primedocs Vorlageneditor. Neben dem Editor zeigt die Vorschau das Ergebnis laufend an, mit den Werten des unter Profil gewählten Profils. Kann die Vorschau nicht erzeugt werden, erscheint dort ein Warnhinweis mit dem Grund.
• Visueller Editor: zum Gestalten von Kampagnen-Vorlagen direkt im Vorlageneditor, ohne HTML-Kenntnisse.

HTML und Nur-Text

E-Mail-Nachrichten in Outlook (New) sind in der Regel HTML-basiert, deshalb werden die Vorlagen in HTML in einem Vorlageneditor gestaltet. E-Mails lassen sich aber auch im Format «Nur Text» verfassen, sei es als Standardformat in Outlook oder pro Nachricht umgeschaltet. Für diesen Fall führt jede E-Mail-, Signatur- und Kampagnen-Vorlage zusätzlich einen Nur-Text-Inhalt, der über die Schaltfläche «Text aus HTML extrahieren» aus dem HTML übernommen werden kann. Ist er leer, wird er bei der Generierung aus dem HTML abgeleitet.

Inhalt und Platzhalter

Platzhalter funktionieren im HTML-Inhalt und im Nur-Text-Inhalt, bei E-Mail-Vorlagen auch in Betreff, An, CC und BCC.

Platzhalter stehen in doppelten geschweiften Klammern und verweisen auf:

• Forms-Felder: {{Forms.<Id>}}, bei verschachtelten Elementen (Object, ObjectCollection) {{Forms.<Id>.<Feld>}}. Die Felder eines AdditionalProfile stehen in Outlook-Vorlagen nicht zur Verfügung.
• Data-Werte aus Connect: {{Data.<Id>}}, nur bei E-Mail-Vorlagen
• Profildaten: {{Profile.User.<Feld>}} und {{Profile.Org.<Feld>}}
• Dokument- und Vorlagen-Metadaten: z.B. {{Document.LanguageLcid}} oder {{Document.Template.LocalizedName}}
• Fields: {{<Name>}}

Dabei gilt:

• Text-Werte werden HTML-maskiert eingefügt, FormattedText-Werte als HTML. Auswahlfelder fügen den Value der gewählten Option ein, Datumsfelder den formatierten Text.
• FormattedText nur im HTML-Inhalt verwenden. Im Nur-Text-Inhalt, im Betreff und in An, CC und BCC Text-Fields verwenden.
• Ja/Nein-Felder nur als Bedingung in {{#if}} verwenden, nicht als Ausgabe.
• Bedingungen ({{#if}}) und Listen ({{#each}}) funktionieren wie unter Platzhalter, Schleifen und Bedingungen beschrieben. Eine ObjectCollection aus Forms wird mit {{#each Forms.<Collection>}}…{{this.<Feld>}}…{{/each}} ausgegeben.
• Welche HTML-Attribute Platzhalter annehmen, steht unter Dynamische Attribute. <img src="{{Profile.Org.Logo}}"> bettet das Bild in die E-Mail ein.

Bedingte Inhalte

Inhalte, die nur unter einer Bedingung erscheinen sollen, in einem Field berechnen. Das Field liefert leeren Text, wenn der Inhalt nicht gebraucht wird:

<Text Name="DeputyLine">
  <Code>$("Forms.ShowDeputy") ? "Stellvertretung: " + $("Forms.DeputyName") : ""</Code>
</Text>

Im HTML-Inhalt steht das Field in einem {{#if}}-Block, damit auch das umgebende Markup entfällt:

{{#if DeputyLine}}<p>{{DeputyLine}}</p>{{/if}}

Für formatierte Blöcke ein FormattedText-Field auf dieselbe Weise verwenden.