Verwaltung von Organisationseinheiten

Organisationseinheiten bilden die Organisationsstruktur des Unternehmens in primedocs ab. Sie sind hierarchisch aufgebaut (beispielsweise Unternehmen → Abteilung → Team) und bestimmen, welche Vorlagen, Felder und Einstellungen den Benutzern einer Organisationseinheit zur Verfügung stehen.

Dokumente in primedocs werden stets über ein Profil erstellt, und jedes Profil ist mit genau einer Organisationseinheit verknüpft. Die Organisationseinheit definiert damit den organisatorischen Kontext jedes erstellten Dokuments.

Hierarchie

Organisationseinheiten können beliebig tief verschachtelt werden. Felder, Farbthemen, Schriftthemen und Signaturregeln, die auf einer übergeordneten Organisationseinheit definiert sind, werden von allen untergeordneten Organisationseinheiten geerbt. Eine untergeordnete Organisationseinheit kann geerbte Werte auf jeder Ebene überschreiben.

Wer kann Organisationseinheiten verwalten?

Nur Benutzer mit der Rolle Org (Organisationsadministrator) können Organisationseinheiten erstellen, bearbeiten oder löschen. Die Rolle Sys (Systemadministrator) schliesst diese Berechtigung ebenfalls ein.

Im Web-Admin verwalten

Organisationseinheiten, ihre Feldwerte, Farb- und Schriftthemen sowie Berechtigungen lassen sich auch im Web-Admin unter Organisation › Organisationseinheiten verwalten. Die folgenden Schritte beschreiben primedocs Desktop.

Organisationseinheit erstellen

1. In primedocs Desktop die Registerkarte Organisation im Menüband öffnen.
2. Auf Organisationseinheiten klicken.
3. Mit Geschwister erstellen eine Organisationseinheit auf derselben Ebene wie die ausgewählte hinzufügen oder mit Kind erstellen eine Ebene darunter anlegen.
4. Einen Titel eingeben und alle erforderlichen Felder ausfüllen.
5. Auf Speichern klicken.

Organisationseinheit bearbeiten

Eine Organisationseinheit in der Baumansicht auswählen, die Änderungen vornehmen und auf Speichern klicken.

Organisationseinheit löschen

Die Organisationseinheit auswählen und auf Löschen klicken. Das Löschen ist nur möglich, wenn keine Profile mehr mit dieser Organisationseinheit verknüpft sind.

Organisationseinheit verschieben

Die Organisationseinheit auswählen und auf Verschieben klicken, um sie in der Hierarchie neu zu positionieren.

Organisationseinheit duplizieren

Duplizieren erstellt eine Kopie der ausgewählten Organisationseinheit einschliesslich ihrer Feldwerte auf derselben Ebene der Hierarchie.

Organisationsfelder

Jede Organisationseinheit verfügt über konfigurierbare Felder, die zu den Organisationsdaten in Vorlagen beitragen (z.B. Firmenname, Adresse, Logo). Felder, die auf einer untergeordneten Organisationseinheit nicht explizit gesetzt sind, werden von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt.

SVG in Bildfeldern

Bildfelder (z.B. Logo) akzeptieren neben Rasterformaten wie PNG und JPEG auch SVG-Grafiken. Vektorlogos skalieren verlustfrei über verschiedene Ausgabegrössen und Auflösungen. Zur Ausgabe in Dokumenten siehe Picture-Feld.

Zwei spezielle Feldtypen sind ebenfalls auf Organisationseinheiten verfügbar:

• Farbthemen: definiert die CI/CD-Farbpalette, die den Benutzern zur Verfügung gestellt wird.
• Schriftthemen: definiert die Schriftarten und Aufzählungszeichen-Stile, die den Benutzern zur Verfügung stehen.

Berechtigungen auf Organisationseinheiten

Der Zugriff auf eine Organisationseinheit kann eingeschränkt werden, sodass nur autorisierte Benutzer oder Gruppen sie einem Profil zuweisen dürfen. Die Konfiguration erfolgt über die Schaltfläche Berechtigungen im Menüband, wenn eine Organisationseinheit ausgewählt ist.

Wenn eine Einschränkung gesetzt ist, können nur Benutzer oder Gruppen mit explizitem Lesezugriff diese Organisationseinheit sehen und verwenden.