Outlook Feature-Konfiguration

Über die Einstellung OutlookFeatureConfig (konfigurierbar in der DataSourceAdminApp bzw. im Dashboard) lassen sich verschiedene Verhaltensweisen des Outlook-Add-ins (classic) zentral steuern. Der Wert ist ein XML-Dokument mit dem Wurzelelement <OutlookFeatureConfig>.

Grundaufbau

<OutlookFeatureConfig>
  <AutoChangeProfile>
    <OnSentOnBehalfOfNameExistsOrChanged ProfileFieldIdMatch="User.Email" />
  </AutoChangeProfile>
  <DisableAutoSignatureFunction>false</DisableAutoSignatureFunction>
  <DisableSignatureTypingProtection>false</DisableSignatureTypingProtection>
</OutlookFeatureConfig>

Automatischer Profilwechsel (AutoChangeProfile)

Wechselt beim Verfassen einer E-Mail automatisch das primedocs-Profil (inkl. Signatur), was bei geteilten Postfächern bzw. beim Senden «im Auftrag von» nützlich ist.

<AutoChangeProfile>
  <OnSentOnBehalfOfNameExistsOrChanged ProfileFieldIdMatch="User.Email"
                                       IncludeSendUsingAccountSmtpAddress="true" />
</AutoChangeProfile>

Verhalten: Ist beim Verfassen ein «Gesendet im Auftrag von»-Name (SentOnBehalfOfName) gesetzt oder ändert sich dieser, sucht primedocs ein Profil, dessen Feld ProfileFieldIdMatch mit diesem Wert übereinstimmt, und wechselt automatisch zu diesem Profil. Ist kein SentOnBehalfOfName gesetzt und IncludeSendUsingAccountSmtpAddress="true", wird stattdessen die SMTP-Adresse des gewählten Absenderkontos (SendUsingAccount) für den Abgleich herangezogen.

Attribut	Pflicht	Beschreibung
ProfileFieldIdMatch	ja	Profilfeld, dessen Wert mit dem «Im Auftrag von»-Namen bzw. der Absender-SMTP-Adresse verglichen wird (z.B. User.Email).
IncludeSendUsingAccountSmtpAddress	optional	Wenn true: Bei fehlendem SentOnBehalfOfName wird die SMTP-Adresse des gewählten Absenderkontos für den Abgleich verwendet.

hinweis

Der Abgleich erfolgt ohne Beachtung der Gross-/Kleinschreibung. IncludeSendUsingAccountSmtpAddress (im Kundenkontext teils «SendUsingAccounts» genannt) deckt den Fall ab, dass mit einem normalen Konto statt über ein geteiltes Postfach im Auftrag gesendet wird. Dort ist kein SentOnBehalfOfName gesetzt.

Weitere Optionen

Element	Typ	Beschreibung
DisableAutoSignatureFunction	boolean	Wenn true: Die Funktion Autosignatur ist in jeder neuen Nachricht zunächst ausgeschaltet. primedocs wechselt dann nicht mehr selbst anhand der Empfänger zwischen interner und externer Signatur. Die Benutzer können sie pro Nachricht über das Kontrollkästchen Autosignatur im Menüband wieder einschalten.
DisableSignatureTypingProtection	boolean	Wenn true: Der Tippschutz im Signaturbereich wird deaktiviert (relevant z.B. für das Einfügen von Text durch Microsoft Copilot). Die Wahl zwischen interner und externer Signatur beim Antworten funktioniert auch mit abgeschaltetem Tippschutz.

Betreff-Kennzeichnung (SubjectTagging)

Blendet im Menüband eine Auswahl ein, mit der ein Kennzeichnungstext (z.B. eine Klassifizierung) an den Anfang des Betreffs gesetzt werden kann. Ist das Element <SubjectTagging> nicht vorhanden, ist die Funktion deaktiviert.

Das Element enthält eine Liste <Tags> mit einzelnen <Tag>-Einträgen. Beim Auswählen eines Eintrags werden zunächst alle konfigurierten Kennzeichnungen aus dem Betreff entfernt und danach der gewählte Text vorangestellt. Ein <Tag> mit leerem <Name /> dient als Eintrag «keine Kennzeichnung» und entfernt lediglich vorhandene Kennzeichnungen.

<SubjectTagging>
  <Tags>
    <Tag>
      <Name />
      <Title>Nicht klassifiziert</Title>
      <Title Language="en">Unclassified</Title>
    </Tag>
    <Tag>
      <Name>[VERTRAULICH] </Name>
      <Title>Vertraulich</Title>
      <Title Language="en">Confidential</Title>
    </Tag>
  </Tags>
</SubjectTagging>

Element / Attribut	Beschreibung
<Tag>	Ein Kennzeichnungs-Eintrag. Beliebig oft wiederholbar.
<Name>	Der Text, der dem Betreff vorangestellt wird, z.B. [VERTRAULICH] (ein abschliessendes Leerzeichen ist Teil des Werts). Leer (<Name />) = Eintrag zum Entfernen der Kennzeichnung.
<Title>	Anzeigename des Eintrags im Menüband. Mehrfach für verschiedene Sprachen möglich.
<Title Language="…">	Sprachvariante des Anzeigenamens (zweistelliger Sprachcode, z.B. en). Die Gross-/Kleinschreibung wird ignoriert. Das <Title> ohne Language-Attribut dient als Standard/Fallback für nicht konfigurierte Sprachen.

Vertraulichkeit im Menüband (ClassicSensitivityInRibbon)

Blendet im Menüband eine Umschalt-Schaltfläche ein, welche die Outlook-Vertraulichkeit (Sensitivity) der E-Mail zwischen «Normal» und einer konfigurierten Zielstufe umschaltet. Ist das Element <ClassicSensitivityInRibbon> nicht vorhanden, ist die Funktion deaktiviert.

hinweis

HINWEIS
Gemeint ist die in Outlook eingebaute Eigenschaft «Vertraulichkeit» (Normal / Persönlich / Privat / Vertraulich), nicht die Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) von Microsoft Purview.

<ClassicSensitivityInRibbon SensitivityTarget="olPrivate">
  <Title>Privat</Title>
  <Title Language="en">Private</Title>
</ClassicSensitivityInRibbon>

Attribut / Element	Beschreibung
SensitivityTarget	Ziel-Vertraulichkeitsstufe, auf die umgeschaltet wird. Mögliche Werte sind die Namen der Outlook-Aufzählung OlSensitivity: olNormal, olPersonal, olPrivate, olConfidential. Fehlt das Attribut oder ist der Wert unbekannt, wird olPrivate verwendet.
<Title>	Beschriftung der Schaltfläche im Menüband. Mehrfach für verschiedene Sprachen möglich. Das <Title> ohne Language-Attribut dient als Standard/Fallback.